Metodologia de Implantação

Para que o iColabora W4 possa ser implantado com qualidade, o serviço precisará ser prestado segundo a metodologia W4, fornecido pela iColabora para proporcionar o atendimento de todos os requerimentos necessários e com a qualidade esperada. Esta metodologia será executada conjuntamente com o cliente.

Ciclo Completo de Implantação do iColabora

O iColabora W4, é uma ferramenta que pode ser utilizada em algumas semanas, depois de sua contratação. Vamos imaginar aqui o ciclo completo desde a contratação até o início de utilização para que seja possível verificar como podemos implantar rapidamente uma operação.

A INSTALAÇÃO

Uma vez que o cliente opte pela contratação do serviço SaaS com uso do datacenter da iColabora, não é preciso fazer nada, pois a ferramenta está disponível para começar a implantar, pois já temos este serviço e bastaria acessá-lo para o inicio das configurações.

No caso de o cliente desejar que o software iColabora seja instalado em seus servidores, não tem problema porque em um dia isso é realizado, basta o cliente disponibilizar o ambiente necessário (uma lista de requerimentos de software e hardware) para esse trabalho.

O iColabora, não é como muitos outros softwares que existem no mercado, os quais exigem softwares caros para sua completa instalação. É possível instalar com linux, tomcat e apache. Os bancos de dados, podem ser qualquer um do mercado como SQL Server ou Oracle.

A IMPLANTAÇÃO

Depois de um dia ou dois de instalação, o foco é a implantação. Nesta etapa um fator importante vai ser necessário para viabilizar rapidamente a implantação. A existência de na organização de um modelo de fluxo com regras definidas, alçadas e usuários identificados. Se existirem essas definições irá ficar muito fácil, pois cada uma delas seria configurada no sistema como formulários, fluxos usuários, itens, regras e etc.

Se não existem definições, então nossa sugestão seria fazer um rápido mapeamento do processo já sob a ótica do processamento eletrônico usando os recursos do iColabora W4. Ai nesse contexto, nós poderemos ajudar em realizar reuniões coletivas com os envolvidos no processo em questão para delinear estas novas regras.

Nessa ocasião, nós recomendamos não ficar criando muito controle ou regra, mas sim um fluxo simples e que possa fluir entre as diversas áreas, contando obviamente com as necessidades e envolvimento das pessoas chaves. Uma vez que termine este trabalho bastaria configurar estes processos na ferramenta, ou seja, pela própria iColabora, ou por alguma área de processo da organização.

Haverá uma certa reclamação ou resistência no início, daqueles usuários que precisariam se acostumar com o novo paradigma do processo. Afinal, toda mudança acontece isso mesmo, mas com o iColabora isso também é simples, pois cada ajuste que for identificado, é possível em minutos realizar alterações on line. É por esta razão que recomendamos sempre implantar o processo mesmo que possa haver discordâncias ou indefinições. Ou seja, o ótimo é inimigo do bom, então é melhor implantar um do que nenhum e depois vai se aprimorando com o acompanhamento semanal. Nós implantamos vários processos desta maneira em todos os casos pode se evoluir rapidamente, e foi considerado com uma estratégia muito boa.

A INTEGRAÇÃO

O iColabora, tem uma arquitetura muito simples e fácil de se conectar com os outros sistemas. Nós temos um know-how em desenvolver interfaces usando bibliotecas e códigos que criamos para facilitar estas conexões. Se tratam de dispositivos que podemos configurar no sistema para envio ou recepção de dados advindos de outros sistemas. Nós temos clientes de porte e já fizemos várias destas integrações, com o SAP, com o Oracle, com sistemas de CRM, com portais, enfim todos os sistemas que um fluxo pode se interagir. Obviamente que se trata de um trabalho a mais na implantação que poderá ter um tempo maior, mais não é nada absurdo, ou seja, são prazos absolutamente rápidos.

A UTILIZAÇÃO

O iColabora com o set-up pronto (a configuração das regras, processos e usuários), bastaria um plano de comunicação na organização é uma certa dose de medidas de gestão de mudanças para começar a usar.

Bastam que os usuários efetuem o login no sistema e provoque os processos configurados na ferramenta, de acordo com as definições. As vantagens são enormes, está tudo na internet com segurança e disponibilidade 24 x 7, e os envolvidos na operação poderão acessar em qualquer parte do mundo. Não precisará nada mais que um browser como a internet explorer, Firefox, Chrome e pronto! O computador não precisa ser nenhuma ferrari para rodar o sistema, simples, fácil e bem funcional.

Costumamos dizer que “tudo pode ser configurado no iColabora”, até porque qualquer processo na organização, começa sempre com uma petição/solicitação e precisam ter dados específicos. Documentos anexados, e tudo isso precisaria estar em banco de dados de forma segura. Seja na área de Marketing, Logística, Vendas, Produção e Contabilidade.

O iColabora não é um ERP ou CRM , ele é um sistema complementar a eles, que pode interagir, trocando informações e transformar com mais simplicidade determinados processos que ficariam inviáveis nestes sistemas( Tempo, custo e prioridade). Exemplos simples é que seja qual for o usuário da operação, acessa simplesmente através de um browser enquanto no ERP/CRM , precisaria instalar o sistema no computador que acesse o sistema, além de outras necessidades de firewall que o sistema exigiria.

Outro nome vantagem do iColabora é que permite configurar no processo desejado, os outros usuários terceiros de uma operação. Estamos falando de fornecedores, terceirizados, empresa de BPO, enfim todos aqueles que precisam receber ordens de serviço, alertas, aprovações, comunicações sem que uma tela do SAP por exemplo, seja instalada no seu computador.