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Gestão de Serviços Gerais |
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Plataforma iColabora pode ser utilizada para otimizar e automatizar processos considerados “administrativos” e que normalmente não são contemplados em desenvolvimentos internos ou implementações ERP.
Por ser um software baseado em web e baixo custo, iColabora traz benefícios qualitativos à gestão administrativa, pois com o uso da ferramenta muitas questões e pendências ficam melhor atendidas junto as áreas solicitantes.
O custo / benefício desta ferramenta são os recursos como:
- Automação das solicitações via formulário eletrônico (eForm), minimizando erros.
- Pedidos autorizados eletronicamente por um gestor responsável (via Workflow)
- Posição dos pedidos via consultas on line, eliminando contatos telefonicos.
- Unica forma de solicitação em toda organização, sem que seja necessário instalação especial.
Os processos que podem ser implementados na Plataforma iColabora são muitos e normalmente são encontrados em áreas como de Serviços Gerais, Administrativo ou Expediente, entre eles podemos citar:
- Protocolo de Documentos via Web:
Em Grandes Grupos de Empresas, Bancos, Seguradoras e Instituições Financeiras milhares de documentos importantes são enviados diariamente entre suas filiais, unidades, agências ou empresas. O iColabora nestes processos pode ser muito facilmente configurado para servir como um sistema de controle e protocolo web.
Um solicitante advogado de um departamento jurídico no edifício sede da matriz no centro da cidade de São Paulo procede com o malote de um contrato vistado junto ao setor de cadastro de fornecedores no departamento de compras localizado na região do Jardins. Antes do despacho, emite uma ordem de serviço no iColabora para o responsável de pelo recebimento do documento (protocolo) com acesso (alerta eletrônico) ao setor de cadastro de fornecedores, indicando o conteúdo a ser enviado, com todos os detalhes para conferência; número de volumes, páginas, procedimentos de recepção e até imagem do documento se necessário. O iColabora irá criar uma OS com numeração, data e hora automáticos. O responsável pelo recebimento (protocolo) irá conferir e confirmar o recebimento dos documentos ou indicar problemas. Em paralelo o setor de cadastro e o jurídico poderão a qualquer momento saber via web o status do envio, dia, hora e os relatos de ocorrência.
- Adiantamento e reembolso de despesas via Web
Um processo mais ágil e otimizado poderá ser configurado no iColabora para o processamento dos adiantamentos e reembolso de despesas. Um funcionário abre uma solicitação de aprovação de despesa no iColabora, indicando os detalhes da despesa de itens como viagem, refeições, táxi e quilometragem, sendo que os campos desta solicitação foram criados pelo módulo de e-Form e os fluxos de aprovação foram configurados no set-up ou com o editor de workflow para cada tipo de solicitação. O pedido via web com alertas aos usuários participantes do fluxo como aprovador, agente de viagens e a tesouraria é automático com acionamento por meio de notificação eletrônica. A aprovação, o recebimento, a entrega dos documentos, valores e vauchers ficam registrados no sistema. Todos os usuários poderão acompanhar os processos via web. Após a realização da despesa, a prestação de contas e feita pelo usuário solicitante, podendo anexar os documentos comprobatórios (bem como o envio dos originais ao setor responsável).
- Outros processos de Serviços Gerais que podem ser implementado no iColabora são:
Solicitações de Serviços, Reprografia, Veículos/Transportes e Motoboy, uma vez que cada demanda exigira campos e fluxos de aprovações que facilmente são criadas nas funções de administração da ferramenta.
Não perca tempo, solicite uma demonstração destas práticas do iColabora e comprove os resultados, entre em contato conosco atendimento@icolabora.com.br
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