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eProcurement |
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A função de Compras e/ou Suprimentos de uma empresa é de fundamental importância hoje em dia, pois através dela poderá haver resultados econômicos importantes para o cumprimento de metas e objetivos empresariais. Este setor esta passando por transformações já que o perfil de muitos ainda possuem postura de “comprador” ou simplesmente responsável pelas cotações da organização.
Muito mais do que isso, a área de compras precisa se envolver no negócio da organização em ”procurar e realizar resultados”. Para conseguir viabilizar estas mudanças é preciso primeiramente posicioná-la de forma que possa obter um destaque especial no organograma a fim de ser vista como uma provedora de resultados para toda a Organização, bem como ser reconhecida no mercado fornecedor como um foco centralizado de oportunidades de venda. As qualidades e os perfis profissionais dos seus colaboradores devem ser mais desenvolvidos e a estrutura do setor deve ter funções especializadas e ser mais aparelhada com sistemas adequados. Os compradores precisam se desenvolver em negócios ao invés de executarem simplesmente os pedidos de compras, com preços mais baixos, precisam conhecer capacidades, mercados e os requerimentos da operação.
As funções do Procurement são importantes, pois para se obter os resultados esperados, a sincronização destas funções é que garantirão a essência e o pleno papel de procurement. Área de Pesquisa e Desenvolvimento, responsável em estudar mercado fornecedor, fornecimentos estratégicos, taxonomias de catalogação de itens (produtos e serviços), levantamentos e classificação de compras, indicadores econômicos, simulações e projetos. Esta função seja executada por uma consultoria especializada, por consultores autônomos contratados ou por profissionais técnicos da organização, viabilizam projetos de compras com informações detalhadas, metas e objetivos de negociação.
Outra função importante é o de Supplier Relations, área responsável pelo gerenciamento do relacionamento com o mercado fornecedor. Com a segmentação dos fornecedores em interessados, cadastrados, qualificados e parceiros, este setor desenvolve contatos a fim de conhecer suas necessidades e suas virtudes. Sem dúvida que o cadastro com as informações estratégicas e metodologias de qualificação, é que vão garantir a aderência do fornecedor ao processo.
Programação e controle, é uma área muito focada em estabelecer o processo no mercado com o cronograma oficial de atividades, considerando todos os projetos que forem demandados para negociação, sejam de estudos do próprio setor de Procurement ou de setores de Projetos das Unidades de Negócio/Empresas. Além de colocar o processo, controla-o até a sua formalização, garantindo informações aos solicitantes e ao mercado fornecedor.
Operações de compra, área que normalmente é conhecida como Mesa de Negociações, faz o papel da negociação bem como os traders fazem numa mesa de operação. Neste setor executam-se processos de RFI, RFQ, RFP, Leilões e Negociações Estratégicas estabelecendo targets e preços finais conforme as estratégias de compras.
Gestão de Contratos, uma função que pode estar sob o gerenciamento do setor ou não, mas deve estar integrada ao processo de Procurement. Esta função, responsável pelo acompanhamento administrativo das obrigações contratuais a partir de atestados ou autorizações de serviços pelos Gestores de Serviço (das Unidades de Negócio – contratante), é também demandadora de projetos de compras como renovações e contratações.
Uma vez estruturada e capacitada ou até terceirizada, estas funções precisarão possuir instrumentos com software especializados como os ERPs por exemplo, entretanto ferramentas de eProcurement são eficazes para garantir os resultados como Portais B2B; Compras por Catálogo, Chat exclusivos entre comprador e fornecedores, RFI eletrônicas, Portal de Sourcing – RFQs e RFPs e Leilões eletrônicos reversos.
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